نمودارهای سازمانی ممکن است به صورت شکل‌های مختلف ترسیم شوند. با این حال ، برای انتخاب باید نیازهای سازمان در نظر گرفته شود، زیرا هر نوع نمودار مزایا و معایب خود را دارد.
چارت سازمانی چیست
چارت سازمانی نمایش گرافیکی ساختار داخلی یک سازمان ، شرکت ، پروژه یا واحد تجاری است. این نمودارها بیان واضح و سرراستی از گردش کار در یک سازمان با توجه به موقعیت‌ها ، وظایف کارکنان و پیوندهای بین آنها ارائه می‌دهد.
تاریخچه ایجاد چارت سازمانی
در سال 1855 سرپرست عمومی راه آهن نیویورک ، دانیل مک کالوم آنچه که تصور می‌شود اولین چارت سازمانی مدرن است را طراحی کرد. این چارت ، نموداری مصور از راه آهن نیویورک و اری بود.
مک کالوم این چارت را توسط طراح و مهندس عمران جورج هولت هنشاو تهیه کرده است.
دانیل مک کالوم (1815-1878)
جورج هولت هنشاو (1891-1831)
اصطلاح "چارت سازمانی" 50 تا 60 سال دیگر طول کشید تا مورد استفاده عمومی قرار گیرد. اولین بار مهندس مشاور ویلارد سی. برینتون در سال 1914 این اصطلاح را در کتاب درسی خود "روش‌های گرافیکی برای ارائه واقعیت‌ها " به کار برد. وی ارزش نمودارها را بررسی و بیان کرد که باید از آنها به طور گسترده‌تری استفاده شود. این نمودارها عمدتا تا دهه 1920 در محافل مهندسی مورد استفاده قرار می‌گرفت تا اینکه به دنیای تجارت راه باز کرد.
انواع چارت سازمانی
خوب! به هفت نوع متداول از چارت‌های سازمانی و دلایلی که چرا ممکن است هر یک از آنها را انتخاب کنید بپردازیم.
1) نمودار سلسله مراتبی
این نوع نمودار در بین مدل‌های دیگر متداول‌ترین نوع است که نشان می‌دهد چگونه قدرت از بالاترین سطح به پایین ترین سطح جریان دارد (زنجیره فرمان را از بالا به پایین نشان می‌دهد)
یک فرد در راس قرار دارد و کسانی که قدرت کمتری دارند زیر شاخه آن هستند. برخلاف سایر ساختارها ، خدمات تخصصی و حمایتی در این سازمان‌ها صورت نمی‌گیرد.
این نمودار به شکل هرم است. به سلطنتی با یک پادشاه یا سازمانی با مدیر عامل در راس فکر کنید.
در نمودار سازمانی سلسله مراتبی ، کارکنان گروه‌بندی می‌شوند و هر کارمند یک سرپرست مشخص دارد. گروه‌بندی بر اساس چند عامل انجام می‌شود، از این رو بسیاری از ساختارهی دیگر از این ساختار مشتق شده‌اند.
نکات مثبت
- سطوح اختیار و مسئولیت را بهتر تعریف می‌کند
- کارکنان را با مسیرهای شغلی آشنا و برای پیشرفت به سطح بالاتر ایجاد انگیزه می‌کند
- دستورا‌ت مستقیماً از بالا به پایین صادر می‌شود
- نشان می‌دهد که هر فرد به چه کسی گزارش دهد یا با چه کسی در مورد پروژه‌های خاص صحبت کند
- به هر کارمند یک تخصص می‌دهد
- بین کارمندان همان بخش ایجاد رفاقت می‌کند
نکات منفی
- یکی از معایب عمده آن این است که معمولاً از فقدان مشاوره تخصصی رنج می‌برد
- در چنین ساختاری ، افزایش بروکراسی ممکن است تصمیم‌گیری را کند کند
- میتواند باعث شود که کارمندان سطح پایین کمتر در قبال رفاه شرکت احساس مسئولیت کنند (نگاه وظیفه‌ای هر بخش) زیرا همه آنها سرپرستانی بالاتر از خود دارند
- میتواند باعث شود که کارکنان به جای کل شرکت به نفع بخش عمل کنند
- میتواند باعث شود کارمندان سطح پایین احساس کنند مالکیت کمتری دارند و نمی‌توانند ایده‌های خود را برای شرکت بیان کنند
2) نمودار مسطح / افقی
این نمودار برای شرکت‌هایی که سطوح کمی بین سطح مدیران ارشد و سطح کارکنان دارند، مناسب است. بسیاری از کسب و کارهای نوپا قبل از اینکه به اندازه کافی بزرگ شوند تا دپارتمان‌های مختلفی را ایجاد کنند از این ساختار استفاده می‌کنند، اما برخی از سازمان‌ها این ساختار را حفظ می‌کنند ، زیرا نظارت کمتر و مشارکت بیشتر کارمندان را بدنبال دارد.
مهمترین نکته در مورد این نمودار این است که بسیاری از سطوح مدیریت میانی حذف شده است. این کار کارکنان را قادر می‌سازد تا سریع و مستقل تصمیم بگیرند. بنابراین یک نیروی کار خوب آموزش دیده میتواند با درگیر شدن مستقیم در فرآیند تصمیم‌گیری بهره‌وری بیشتری داشته باشد.
این نمودار برای شرکت‌های کوچک به خوبی جواب می‌دهد زیرا کار و تلاش در یک شرکت کوچک نسبتاً شفاف است. این بدان معنا نیست که کارمندان مافوق و افرادی برای گزارش دادن ندارند. فقط قدرت تصمیم‌گیری مشترک است و کارکنان در قبال تصمیمات خود پاسخگو هستند.
نکات مثبت
- از آنجایی که مدیران و کارکنان به هم نزدیکتر هستند، فرآیند تصمیم‌گیری سریع تری را فراهم می‌کند و مشارکت هر کارمند را تضمین می‌کند
- هماهنگی و سرعت اجرای ایده‌های جدید را بهبود می‌بخشد
- به کارکنان مسئولیت بیشتری می‌دهد
- ارتباطات بازتر را تقویت می‌کند
نکات منفی
- کارمندان سرپرستان خاصی برای گزارش دادن نخواهند داشت و میتواند سردرگمی ایجاد کند
- برای شرکت‌ها و سازمان‌های بزرگ تطبیق چنین ساختاری دشوار است
3) نمودار ماتریسی
نمودارهای ماتریسی بسیار محبوب هستند، زیرا به کارایی ، خلاقیت و نوآوری تأکید دارند. این ساختار دو یا چند ساختار دیگر را ترکیب می‌کند.
این ساختار به این دلیل با این عنوان نامگذاری شده‌اند که روابط گزارش‌دهی شبیه به یک ماتریس است ، تا سلسله مراتب معمولی. معمولاً اعضای تیم به بیش از یک رئیس گزارش می‌دهند؛ رئیس بخش خود و مدیر پروژه.
به عنوان مثال ، یک سازمان میتواند تیمی از طراحان گرافیک داشته باشد که همه آنها به رئیس طراحی گرافیک گزارش می‌دهند. طراحان گرافیک همچنین در حال کار بر روی پروژه‌های دیگری نیز هستند که توسط مدیر پروژه جداگانه‌ای هدایت می‌شود. در این حالت ، طراحان گرافیک چند مدیر خواهند داشت.
نکات مثبت
- یکی از مزایای عمده این ساختار ، سهولت ارتباط بین بخش‌های مختلف است که اغلب منجر به همکاری بیشتر و سازمان‌های بهتر و قوی‌تر می‌شود
- نمودار ماتریسی به کارکنان اجازه می‌هد تا براساس تخصص‌های خود گروه‌بندی شوند و به‌راحتی مطابق با الزامات پروژه‌ها انتخاب شوند.
- همانطور که کارکنان در گروه‌های مختلف شرکت می‌کنند، می‌توانند این شانس را داشته باشند که توانایی‌های خود را در زمینه‌های مختلف کاری بهبود بخشند
- دید پویاتری از سازمان می‌دهد
نکات منفی
- از آنجایی که برخی از پروژه‌ها ممکن است موقتی باشند، نمودارهای ماتریسی باید دائماً به‌روز شوند
- داشتن بیش از یک مدیر میتواند باعث سردرگمی شود و وفاداری یا تضاد منافع گیج کننده‌ای را برای کارمندان ایجاد کند
4) نمودار عملکردی
نمودار سازمانی عملکردی شبیه نمودار سلسله مراتبی سنتی است که کارکنان را براساس مهارت‌ها و دانش خاص سازماندهی می‌کند.
در نمودار سازمانی عملکردی ، کل سازمان براساس تخصص آنها به بخش‌های کوچکتر تقسیم می‌شود. به عنوان مثال ، سازمانی که براساس عملکردها ساخته شده است ، دارای یک بخش مالی ، یک بخش فناوری اطلاعات ، یک بخش بازاریابی و ... خواهد بود. این بخش‌ها توسط متخصصان آن حوزه مدیریت می‌شوند. این امر باعث می‌شود تا کارایی بیشتری در کار کارکنان ایجاد شود.
بنابراین هر بخش رئیس یا مجری خاص خود را دارد. ساختار گزارش نیز میتواند از بخش به بخش دیگر متفاوت باشد.
نکات مثبت
- این نوع ساختار به گروه‌های کارکنان اجازه می‌دهد تا تمام تلاش خود را در زمینه‌ای که برای آن کار می‌کنند و حرفه‌ای شدن در آن زمینه به کار گیرند و روی نقش خود تمرکز کنند
- کارمندان مسئولیت‌ها و وظایف ثابتی دارند
- در هر شرکت با هر اندازه‌ای به‌راحتی مقیاس پذیر است
نکات منفی
- میتواند باعث عدم ارتباط بین بخش‌ها شود
- ذهنیت خودمحور یک بخش ممکن است باعث شکست سایر بخش‌ها شود
- ساختار بروکراتیک ممکن است باعث کندی تصمیم‌گیری شود
5) نمودار بخشی (تقسیمی)
نمودار سازمانی بخشی ، فعالیت‌های یک کسب و کار را حول جغرافیا ، بازار ، یا گروه‌های محصول و خدمات سازماندهی می‌کند که اساساً مانند شرکت مادر عمل می‌کند. هر بخش میتواند تیم بازاریابی ، تیم فروش ، تیم فناوری اطلاعات و ... خود را داشته باشد.
شرکت‌های بزرگ، به ویژه شرکت‌های بزرگ چند ملیتی ، از این ساختار استفاده می‌کنند. این رویکرد زمانی مفید است که شرکت دارای چند منطقه یا محصول باشد. ساختار سازمانی بخشی انعطاف‌پذیری زیادی فراهم می‌کند، زیرا هر بخش به طور جداگانه عمل می‌کند.
شکل دیگری از این ساختار ، ساختار چندبخشی است که به فرم M نیز معروف است که در آن یک شرکت مادر دارای چندین شرکت تابعه است که هر یک از آنها از نام تجاری و نام شرکت مادر استفاده می‌کنند.
نکات مثبت
- استقلال بخش‌ها، به شرکت‌های بزرگ کمک می‌کند تا انعطاف‌پذیر باشند
- امکان پاسخ سریعتر به تغییرات صنعت یا نیازهای مشتری را فراهم می‌کند
- در صورت شکست یک بخش ، ریسک کمتری شرکت‌های دیگر را تهدید می‌کند
نکات منفی
- میتواند باعث ایجاد شکاف ارتباطی در شرکت شود
- باعث تعهدات مالیاتی بیشتر می‌شود زیرا هر بخش به عنوان یک شرکت جداگانه اداره می‌شود
- میتواند منجر به رقابت یک شرکت با خودش شود
6) نمودار مبتنی بر تیم/ پروژه
این ساختار نسبتاً جدید است که با نمودار سلسله مراتبی سنتی مخالف است. ساختارهای سازمانی مبتنی بر تیم از تیم‌هایی تشکیل شده است که در حین کار بر روی وظایف فردی خود به سمت یک هدف مشترک حرکت می‌کنند. کمترین سلسله مراتب و انعطاف‌پذیری دارند که حل مسئله، تصمیم گیری و کار گروهی را تقویت می‌کند.
نکات مثبت
- حذف برخی از وضعیت‌ها فرآیندهای سریعتر حل مسئله و تصمیم گیری را تضمین می‌کند
- کار تیمی باعث بهره‌وری و عملکرد بالاتر می‌شود
- حداقل مدیریت را می‌طلبد
- ذهنیت رشد را ترویج می‌کند
- به تجربه ارزش می‌دهد تا ارشدیت
نکات منفی
- به کارمندان اجازه نمی‌دهد که مسیر شغلی خاصی را طی کنند که میتواند دلسرد کننده باشد
- رهبری باید بسیار مؤثر باشد زیرا تعداد مدیران کمتر است
7) نمودار مبتنی بر شبکه
ساختار سازمانی مبتنی بر شبکه یک روش پیکربندی معاصر است و به سازمان مرکزی اجازه می‌دهد تا برای نیازهای خود با انواع سازمان‌های خارجی کار کند. ارتباط بین سازمان‌ها به جای سلسله مراتب بر اتکا و علاقه متقابل متکی است.
نکات مثبت
- این ساختار به کارکنان مسئولیت و قدرت تقریباً برابری می‌دهد که میتواند آنها را جسور کند
- همچنین یک منطقه کاری منعطف و مستقل را فراهم می کند
نکات منفی
- ساختار پیچیده آن ممکن است باعث سردرگمی و خطا شود
- ساختار مبتنی بر شبکه متکی بر ارتباطات دیجیتال است که میتواند باعث تاخیر و مشکلات شود
موارد استفاده از نمودار سازمانی
مهم نیست که از کدام نوع استفاده کنید ، نمودار سازمانی برای برقراری روابط در سازمان شما و اطمینان از اینکه همه می‌دانند چگونه اطلاعات ضروری را برقرار کنند مفید است. می‌توانید از نمودارهای سازمانی در موارد زیر استفاده کنید:
- ارتباطات سازمانی و نظارتی ، مانند کمک به کارمندان در دانستن اینکه چه کسی به چه کسی گزارش می‌دهد ، یا کمک به افراد کل سازمان در شناختن یکدیگر. افزودن عکس کارمندان میتواند کمک کننده باشد.
- تغییر ساختار ، مانند تغییر نقش در یک تیم برای استفاده بهتر از استعدادهای همه
- برنامه‌ریزی نیروی کار ، مانند کشف جزئیات استخدام‌های جدید
- برنامه‌ریزی منابع ، مانند کاهش ناکارآمدی با تنظیم مجدد نقش‌ها
- شجره نامه ، شجره نامه نوعی نمودار سازمانی است. می‌توانید عکس ، تاریخ تولد ، فوت و سایر اطلاعات مربوط به هر شخص را درج کنید.
چگونه یک نمودار سازمانی ایجاد کنیم؟
با برنامه نمودار‌ساز ExcelOrgChart که تحت اکسل ایجاد شده است، تنها چند دقیقه طول می‌کشد تا نمودار سازمانی خودتان را ایجاد کنید. شما می‌توانید نمودار را تنها با کلیک یک دکمه ، بدون هیچ گونه فرآیند اضافی ترسیم کنید.
دریافت برنامه
تنها اطلاعاتی که باید وارد کنید نام و نقش کارمندان و افرادی است که به آنها گزارش می‌دهند. همچنین دارای یک لایه اطلاعات اضافی است، می‌توانید هر اطلاعاتی را اضافه کنید.
ویژگی استفاده از این برنامه این است که می‌توانید داده‌ها را به طور مداوم به‌روز کنید و نمودار جدیدی تشکیل دهید. به‌راحتی می‌توانید نسخه جدید خود را بلافاصله پس از به‌روز رسانی داده‌ها مشاهده و هر زمان که نیاز داشتید تغییر دهید.