چرا کنترل حضور و غیاب پرسنل ضروری است؟

موفقیت یک شرکت کاملاً به عملکرد کارکنان آن بستگی دارد. کارکنان دارایی‌های هر شرکت یا سازمانی هستند. سابقه حضور و غیاب کارکنان یکی از مهم‌ترین عواملی است که برای اتخاذ برخی تصمیمات مهم باید مورد توجه قرار گیرد.

پیگیری و مدیریت حضور و غیاب برای هر نوع کسب و کار، سازمان یا شرکتی حیاتی است.

ثبت و مدیریت حضور و غیاب پرسنل مزایای زیادی دارد. برخی از این موارد به شرح زیر است:

رعایت مقررات قانون کار : کارفرمایان برای اطمینان از رعایت مقررات حاکم بر روابط کار باید میزان حضور و غیاب کارکنان را ثبت کنند.
قانون کار قانون مادر و عام حاکم بر روابط کار کشور است ، بنابراین همه روابط کار در کشور مشمول قانون کار محسوب می شوند مگر اینکه دارای مجوز عدم شمول قانون کار از مراجع ذیصلاح باشند.

بر اساس ماده ۵۱ قانون کار:
ساعت کار مدت زمانی است که کارگر نیرو یا وقت خود را به منظور انجام کار در اختیار کارفرما قرار می‌دهد. حداکثر این کار (به غیر از مواردی که در قانون کار مستثنی شده است) ۸ ساعت در شبانه روز است و مجموع کار هفتگی برابر ۴۴ ساعت است. بنابراین ساعات کار روزانه ۷ ساعت و ۲۰ دقیقه خواهد بود.

به موجب تبصره یک ماده 51 قانون کار ؛ کارفرما با توافق کارگران ، نماینده یا نمایندگان قانونی آنان ، می‌تواند ساعات کار را در بعضی از روزهای هفته کمتر از میزان مقرر و در دیگر روزها اضافه بر میزان تعیین کند به شرط آنکه مجموع ساعات کار هر هفته از 44 ساعت تجاور نکند.

 ﺳﺎﻋﺎت ﮐﺎر ﺑﺮای اﻓﺮاد ﺷﺎﻏﻞ در ﻣﺸﺎﻏﻞ ﺳﺨﺖ و زﯾﺎن آور

کارهای سخت و زیان‌آور کارهایی هستند که در ماده 52 قانون کار به آن‌ها پرداخته شده است. با وجود این که ساعات کاری برای مشاغل در هفته 44 ساعت است، اما طبق این قانون برای مشاغل سخت، ساعات کار نباید از 36 ساعت در هفته تجاوز کند. به عبارت دیگر ساعات کاری روزانه برای مشاغل سخت 6 ساعت است.

همچنین طبق ماده 61 قانون کار، اضافه کاری در مشاغل سخت و زیان‌آور، ممنوع اعلام شده است. همچنین طبق قانون 65 قانون کار، مرخصی کارگرانی که در مشاغل سخت مشغول به کار هستند، 5 هفته تعیین شده است که حتی الامکان در دو نوبت و در پایان هر 6 ماه، صورت پذیرد. این در حالی است که مرخصی برای مشاغل عادی 26 روز کاری تعیین شده است.

ایجاد برنامه کاری موثر : در صورت ثبت حضور و غیاب، می توانید برنامه کاری موثرتری تهیه کنید. این امر در درازمدت از کم کاری یا کار بیش از حد اعضای تیم جلوگیری می‌کند. در نتیجه، با حفظ رضایت نیروی کار، بهره‌وری را افزایش خواهید داد.

افزایش بهره‌وری : اگر همه اعضای یک شرکت به طور منظم و به موقع  سر کار حضور داشته باشند و ساعات کاری را با جدیت رعایت کنند، هیچکس نمی‌تواند مانع توسعه این شرکت شود. یک شرکت تنها به خاطر کارمندان وفادارش برمی‌خیزد. اگر همه کارمندان تمام توان خود را به کار گیرند و از ساعات کاری خود پیروی کنند، قطعا بهره وری شرکت افزایش می یابد. همه این موارد تنها با ثبت حضور و غیاب کارکنان میسر می‌شود.

جلوگیری از خطاهای احتمالی در محاسبه حقوق کارکنان : مدیریت حقوق و دستمزد یکی از حیاتی ترین بخش های یک سازمان است. کارکنان از کاهش دریافتی های خود به دلیل محاسبه اشتباه مقدار کارکردشان ، خوشحال نخواهند شد. بنابراین، ثبت حضور و غیاب می تواند با حفظ سوابق حضور کارکنان در یک دوره معین، شما را از خطاهای محاسباتی نجات داده و باعث بهبود بهره وری و روحیه کارکنان شود و کسب و کار تان را از مشکلات قانونی دور نگه‌دارد.

پیگیری عملکرد کارکنان : ساعات کار هر کارمند با ثبت حضور و غیاب آنها پیگیری می شود. وقت شناسی یک فرد نشان دهنده حرفه ای بودن و جدیت او در شرکت است. ثبت حضور و غیاب یک ابزار مفید برای نظارت بر عملکرد کارکنان است.

صرفه جویی در زمان و هزینه : کارفرمایان از روی لیست کارکرد ، به سرعت به داده های ساعات کاری کارمندان، زمان ورود، زمان و داده های مرخصی دسترسی دارند. این بهترین راه برای محاسبه سریع ساعات کاری است که باعث صرفه جویی در وقت شما می شود و با کسر زمان پرداخت ساعات مرخصی می توانید در هزینه شرکت صرفه جویی کنید.

کاهش غیبت کارکنان : ثبت حضور و غیاب کارکنان می تواند الگوهای رفتاری آنها را نشان دهد، مانند عدم حضور برخی از کارمندان در شیفت های خود. این عدم حضور مکرر به عنوان غیبت شناخته می شود و می تواند تأثیر قابل توجهی بر امور مالی کارفرما داشته باشد. غیبت مکرر کارمند می تواند تیم شما را ضعیف کند و کیفیت خدمات شما را کاهش دهد.

 شناسایی مشکلات حضور و غیاب : ثبت حضور و غیاب به کارفرمایان اجازه می دهد تا مسائل مختلف حضور و غیاب را شناسایی کنند، غیبت های برنامه ریزی شده و برنامه ریزی نشده را نظارت کنند و سیاست های حضور و غیاب را اعمال کنند. از طریق ثبت حضور و غیاب، کارفرمایان می‌توانند زمان‌های ورود، خروج و استراحت را تجزیه و تحلیل کنند تا مطمئن شوند از زمان‌های کاری سوء استفاده نمی‌شود. این امکان را می دهد که کارمندانی که همیشه سر وقت حاضر هستند، یا کارمندانی که اغلب دیر می رسند و یا  کلا به شیفت خود نمی رسند را بهتر بشناسید.

محافظت از داده‌ها : شما موظف هستید که داده های حضور و غیاب کارکنان خود را نگهداری کنید. نرم افزار ثبت حضور و غیاب به شما این امکان را می دهد که سوابق حضور و غیاب را با خیال راحت در فضای ابری به صورت دیجیتالی ذخیره کنید. این به محافظت از داده های کسب و کار و اطلاعات کارمندان شما کمک می کند.

جلوگیری از کم کاری کارکنان : گاهی اوقات، اکثر کارمندان قبل از زمان اتمام ساعت کاری محل کار خود را ترک می کنند. ثبت حضور و غیاب به سرپرست کمک می‌کند تا با جمع‌آوری اطلاعات ، بفهمد چه کسی و چند ساعت مرخصی می‌گیرد. 

اتخاذ تصمیمات بهتر : با تجزیه و تحلیل حضور و غیاب کارکنان، می‌توانید تصمیمات برنامه ریزی و استخدامی بهتری اتخاذ کنید .
 کمک به حل و فصل اختلافات  بین کارمند و کارفرما : سوابق ثبت حضور و غیاب به شما امکان می دهد شواهدی را ارائه دهید که به کارگران برای ساعاتی که کار کرده اند دستمزد داده اید. 

پیگیری پروژه‌ها و وظایف : همچنین می‌توانید از سوابق ثبت حضور و غیاب برای اطلاع از میزان زمان انجام برخی پروژه‌ها و وظایف استفاده کنید. به عنوان مثال، اگر تشخیص دهید که یک کار خاص معمولاً دو تا سه ساعت طول می کشد، اما کارگر در مدت پنج ساعت انجام داده است، نشان می دهد که مشکلی وجود دارد. شما می توانید بررسی کنید و متوجه شوید که آیا برای تسهیل پروژه کارگر به آموزش بیشتری نیاز دارد یا خیر. می توانید متوجه شوید که آیا شخص دیگری بخشی از پروژه یا مواد لازم برای انجام کار را به تاخیر انداخته است یا خیر. استفاده از سوابق سیستم به کارفرما در مورد مشکلات احتمالی که باید برطرف شود هشدار می‌دهد. شما می توانید این مسائل را در مراحل اولیه انجام کار شناسایی کنید و در نتیجه از زمان با منابع بیشتری برای دستیابی به اهداف شرکت استفاده کنید.

سازمان ها چگونه حضور و غیاب کارکنان را ثبت می کنند؟

از آنجایی که نظارت بر گذر زمان اهمیت فزاینده‌ای پیدا می‌کند، همه کسب‌وکارها تلاش خود را بر دستیابی به بالاترین سطح عملکرد ممکن با کشف معنای واقعی زمان از طریق استفاده از پیشرفته‌ترین متدولوژی متمرکز می‌کنند. 

پیش از این ، کارفرماها برای ثبت حضور و غیاب به صورت دستی از ورق های کاغذی استفاده می کردند. این فرآیند با توجه به ارزان بودن مستعد خطای انسانی نیز هست. همچنین اوراق کاغذ قابل اعتمادترین ماده‌ای نیست که بتوان به آن تکیه کرد. به آرامی و به تدریج با افزایش استفاده از رایانه، کارفرمایان شروع به نگهداری سوابق در رایانه کردند.

الگوی ثبت حضور و غیاب کارمندان با کمک اکسل یک صفحه گسترده شامل سطرها و ستون‌های مرتبط برای درج داده‌های ثبت حضور و غیاب کارکنان را در اختیار شما قرار می‌دهد.
اگرچه استفاده از اکسل برای ثبت حضور و غیاب کارمندان کارآمدترین روش صرفه جویی در زمان نیست، اما اگر بتوانید بر این فرآیند مسلط شوید، می‌توانید به آن دست یابید.

با پیشرفت تکنولوژی ، اکنون می‌توانیم دستگاه‌های اثر انگشت را در بسیاری از شرکت‌ها مشاهده کنیم. این سیستم‌های پیشرفته نسبتاً گران هستند و همه نمی توانند آن را بخرند. مواردی وجود دارد که این دستگاهها به طور غیرمنطقی قیمت گذاری شده اند. همچنین، کاربرپسند نبودن دستگاههای ثبت ممکن است مانع مهمی برای استفاده روان از محصول باشد.

مهمترین مزیت استفاده از دستگاههای ثبت ورود و خروج کارکنان این است که فرآیند می تواند کاملاً خودکار باشد که احتمال دستکاری داده ها را از بین می برد و امکان از دست دادن اطلاعات در سیستم بسیار کم است. با این حال، حتی اگر از دستگاه های اثر انگشت برای حضور و غیاب استفاده می کنید، ایده خوبی است که یک برنامه حضور و غیاب تحت اکسل نیز داشته باشید.

اگر به دنبال راهی آسان برای ثبت حضور و غیاب کارمندان  خود در اکسل هستید، دیگر به دنبال آن نباشید! ما یک برنامه تحت اکسل ثبت حضور و غیاب انعطاف پذیر که برای این منظور طراحی شده است آماده کرده‌ایم که این روند را آسان می‌کند. می‌توانید با استفاده از این برنامه ، کارایی خود را افزایش دهید و حضور و غیاب کارکنان خود را به راحتی مدیریت کنید.

Employee Leave Tracker یک برنامه ساده و راحت تحت اکسل برای ثبت حضور و غیاب کارکنان است که برای کسب و کارهای کوچک و متوسط مناسب می‌باشد. می‌توانید آن را مطابق با خط مشی شرکت خود شخصی‌سازی کنید و داده‌های ضروری مانند نام شرکت و اطلاعات پایه کارکنان، تعطیلات رسمی و تعطیلات مربوط به شرکت و انواع عدم حضورها (غیبت ، ماموریت ، مرخصی استحقاقی ، استعلاجی ، تشویقی ، بدون حقوق ، حج ، زایمان ، ازدواج ، فوت اقوام درجه یک) را اضافه کنید.

همچنین اگر می‌خواهید این داده‌ها را برای هر کارمند  بصورت جداگانه و همچنین در کل تیم خود ردیابی کنید، این برنامه بسیار عالی است.

تنها کاری که باید انجام دهید این است که روزها و ساعات عدم حضور و نوع آن و یا کار در خارج از ساعات موظفی و نوع آن را ثبت کنید ، بقیه کارها را برنامه به صورت خودکار انجام می‌دهد.
 استفاده از برنامه بسیار ساده و به راحتی قابل تنظیم است.

برنامه Employee Leave Tracker هم برای کارمند و هم برای کارفرما قابل استفاده است. کارمند می‌تواند برای پیگیری ساعت کاری و مرخصی های خود و کارفرما برای نظارت بر حضور کارکنان خود از این برنامه استفاده کند.

آیا می ‌خواهید ببینید برنامه  Employee Leave Tracker چگونه کار می کند؟ 

دریافت نسخه رایگان 7 روزه (کلیک کنید)

سوالات متداول

هدف این برنامه چیست؟
این برنامه ، به طور کلی، ابزاری است که برای ثبت حضور و غیاب کارکنان استفاده می شود. می توان از آن برای ایجاد خودکار لیست کارکرد استفاده کرد. این اطلاعات می تواند در مدیریت بهره وری کارکنان و حصول اطمینان از انطباق با مقررات و سیاست های شرکت مفید باشد.

آیا این برنامه بهترین روش برای ثبت حضور و غیاب کارکنان است؟
 این سوال به نیازهای کسب و کار شما بستگی دارد. این برنامه می تواند روشی عالی برای ثبت حضور و غیاب کارکنان باشد، اما ممکن است بهترین روش برای هر کسب و کاری نباشد. اگر نیروی کار زیادی دارید بهتر است روی یک دستگاه ثبت حضور و غیاب سرمایه گذاری کنید. 

چنانچه هنوز مطمئن نیستید که آیا برنامه تحت اکسل Employee Leave Tracker برای شما مناسب است می توانید نسخه آزمایشی 7 روزه این برنامه را درخواست کنید!

ویژگی‌های برنامه Employee Leave Tracker چیست؟

برخی از ویژگی‌های این برنامه به شرح زیر است:

•  استفاده آسان و رابط کاری کاربر پسند

• عدم ﻣﺤﺪودﯾﺖ در ورود کارکنان

• امکان ورود اطلاعات پایه همه پرسنل 

• امکان ثبت روزهای عدم حضور با مشخص کردن نوع آن (مرخصی استحقاقی ، استعلاجی ، ماموریت ، غیبت ، تعطیل رسمی ، استراحت ، مرخصی تشویقی ، بدون حقوق ، مرخصی حج ، مرخصی ازدواج ، مرخصی فوت اقوام درجه یک) 

•  امکان ثبت ساعات اضافه کاری پرسنل

• امکان ثبت تاخیر در ورود و تعجیل در خروج پرسنل

• امکان ثبت مرخصی ساعتی پرسنل

•  محاسبه خودکار کارکرد پرسنل عادی ، شب کار ، نوبت کار و چرخشی

•  گزارش لیست کارکرد سالانه به تفکیک ماه تنها با انتخاب نام و نام خانوادگی پرسنل

• ﻧﻤﺎﯾﺶ مرخصی استفاده شده و ﻣﺎﻧﺪه ﻣﺮﺧﺼﯽ ماه جاری در لیست کارکرد

• نمایش مانده مرخصی کل در لیست کارکرد

• نمایش روزهای عدم حضور پرسنل به صورت تقویم در لیست کارکرد

• امکان تعریف ساعت کار متفاوت پرسنل عادی برای روزهای هفته هر ماه به صورت مجزا

•  امکان تعریف شیفت نوبت کاری ، شب کاری و چرخشی مختلف برای پرسنل 

• امکان لحاظ کردن مرخصی ساعتی به عنوان مرخصی استحقاقی

• امکان لحاظ کردن تاخیر در ورود و تعجیل در خروج پرسنل به عنوان مرخصی استحقاقی

• ارائه لیست کارکرد کارکنان برای محاسبه حقوق و دستمزد

مهراج محمدی

مدیر

...